Hogyan lehet lebonyolítani egy hatékony konferenciát?

A tudományos és üzleti környezetben a konferencia a kommunikáció egyik leghatékonyabb módja. Egy ilyen esemény lehetővé teszi az érdeklődésre számot tartó témákban felhalmozott tapasztalatok összegzését, az iparág új fejleményeinek megismerését, érdekes kapcsolatok létesítését. Általános szabály, hogy a konferencia nagyszabású, ezért gondos előkészítést igényel.

Szüksége lesz

• - helyiségek;

• - mikrofon;

• - videoprojektor;

• - papíráruk;

• - víz és rágcsálnivalók.

Használati útmutató

1

Készítsen konferenciatervet. Tartalmaznia kell célokat és célkitűzéseket, a jelentések ütemtervét, a résztvevők számát, a szükséges anyagi és technikai erőforrásokat, az esemény becslését.

2

Döntse el a konferencia helyét és idejét. Válasszon egy tágas szobát, amely sok vendég befogadására képes. Előzetesen megtudhatja, van-e lehetőség a szükséges felszerelés csatlakoztatására ebben a helyiségben. Ami az időt illeti, vegye figyelembe a résztvevők érdekeit és foglalkoztatását. Például egy péntek estére tervezett hallgatói konferencia rendkívül negatív hozzáállást okozhat, mivel a fiatalok ebben az időben hozzászoktak pihenni vagy hazamenni.

3

Ismerje meg részletesen a konferencia témáját. Ez szükséges a jelentések relevanciájának és tudományos jelentőségének meghatározásához. Annak érdekében, hogy a konferencia dinamikus és nem unalmas legyen, vegye figyelembe az éles, kevésbé tanulmányozott és ellentmondásos kérdéseket. Kérd meg az előadókat, hogy formálják véleményüket a kiválasztott kérdésekről.

4

Készítsen ütemező hangszóró-előadásokat. Az idő 30–40% -át fordítsák magukra a jelentésekre, és a fennmaradó részt fordítsák megbeszélésekre. Ez egy élénk és érdekes vita, amely hatékonnyá teszi a konferenciát. Készítsen el egy rendeletet úgy, hogy az egyik probléma logikusan átkerül a másikba, és megvitatás tárgyává váljon.

5

Ügyeljen az anyagi és műszaki alapra. Szüksége lehet interaktív táblára, projektorra képernyővel, számítógépre, mikrofonra, flip chartra letéphető lapokkal, levélpapírra. A konferenciára való felkészülés során előre ellenőrizze a hangot, a videoberendezés működését. Helyezze el a mappákat az esemény tervével és a jelentések fő kivonataival a résztvevők tábláin.

6

Értesítse a konferencia résztvevőit és vendégeit a közelgő eseményről. Az előadóknak kötelező előzetes regisztrációs eljáráson kell átesniük. Ha a konferencia elég nagy, ne felejtsd el meghívni a sajtó képviselőit és a fotósokat.

Hasznos tanácsok

Ha a konferencia elég hosszú ideig tart, gondoljon italokra és ételekre. Minden résztvevő számára víztartályokat tehet az asztalra. A szünet alatt a vendégek forró italokat és svédasztalos ételeket fogyaszthatnak.